Ensayo: Plan de Gestión de Proyectos

La gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y gestionar los recursos de tal forma que un determinado proyecto sea terminando por completo dentro de las limitaciones del alcance, tiempo y costo planteado desde su inicio y según la naturaleza única de determinado proyecto en contraste con los procesos u operaciones de determinada organización.  En el manejo de un proyecto encontramos aspectos muy importantes para su gestión y ciclo de vida, que son muy importantes para el análisis de su viabilidad y cumplimiento completo, para garantizar que el proyecto que vamos a implementar cumpla con los requisitos propuestos por nuestro cliente debemos seguir ciertas pautas o procesos para dicha gestión.

La importancia de un plan de gestión radica en que profundiza en distintos temas de importancia del proyecto como son: el alcance del proyecto, tareas y actividades, costes, recursos a utilizar, compras, subcontratos y riesgos; así como también la calidad y las comunicaciones vinculadas al proyecto mismo. En los planes de gestión encontramos los siguientes: plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y el plan de gestión de la Integración como los principales.

El hecho de utilizar algunas metodologías en la Gerencia de Proyectos como la Técnica de revisión y evaluación de programas (PERT) permite el diseño de proyectos de gran escala que se ejecutan de una vez, complejos y no rutinarios, cubre, mediante lo que se conoce como Temáticas, la Calidad, el Cambio, la estructura de roles del proyecto (Organización), los planes (Cuánto, Cómo, Cuando), el Riesgo y el Progreso del proyecto dentro de todas y cada una de las etapas de este (Iniciación, planificación, ejecución, Seguimiento, control y cierre). Como su principal objetivo es alcanzar la meta del proyecto, y los objetivos dentro de las limitantes conocidas, la gestión de proyectos debe contar con elementos fundamentales, los cuales son: planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos.

El primer plan con que nos encontramos dentro de la gestión de proyectos es el Plan de Gestión del Tiempo, el cual se podría decir que es el elemento principal en toda planificación de proyectos porque asevera que este se lleve a cabo en los plazos previstos y consiste en definir las actividades a realizar con el objetivo de lograr el alcance del proyecto, en tiempo, costes y calidad requerida por el cliente, sin sobrepasar los riesgos inherentes del proyecto.

Dentro del establecimiento y ejecución de este plan se deben tener en cuenta ciertas acciones que se deben realizar, tal como: identificar las acciones específicas a ser realizadas, establecer relaciones lógicas entre ellas, estimar su duración y organización dentro de un cronograma de actividades.

Para la elaboración de un proyecto lo más importante es definir el cronograma de trabajo, lo cual permite identificar y documentar las tareas a ejecutar en un tiempo estimado, por lo tanto se debe desglosar el proyecto en paquetes más pequeños, estructurarlo por niveles, revisarlos y corregirlos antes de ser ejecutados, también se encuentran las herramientas y técnicas que se subdividen en descomposición, plantillas, Planificación gradual, juicio de expertos y componente de planificación. Lo anterior está dado por unos procesos tales como: Entradas, herramientas, técnicas y salidas.

El plan de Gestión de Costos asegura que las actividades destinadas al logro de objetivos del proyecto se lleven a cabo dentro de los rangos económicos asignados en el presupuesto inicial del proyecto asignados al desarrollo del mismo, se basa principalmente en desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma y considerar las posibles causas de variación incluyendo los riesgos. Existen diversas herramientas y Técnicas de la Gestión de Costos como la estimación y determinación de tarifas de costos de recursos, estimación ascendente y costo de la calidad, las cuales permiten que este proceso este aterrizado a la realidad de los precios en el mercado con el fin de ser viable el alcance del proyecto, ya que con esto implica el desarrollo de una aproximación exacta de los costos.

En el plan de gestión de costos encontramos procesos como: Estimación de costos, Elaboración del presupuesto y Control de Costos.  En el proceso de estimación de costos encontramos técnicas como: Precisiones (costos fijos, costos variables, costos directos, costos indirectos, gestión de costos), costos para la toma de decisiones, costos diferenciales y futuros, costos de sustitución de instalaciones (costos venta, costos directos, costos fro, costos tte).

La gestión de alcance tiene como propósito garantizar el desarrollo de las actividades que son necesarias para el cumplimiento de los objetivos del proyecto definiendo que se incluye y que no en el proyecto y sus principales procesos son: identificar a partir de las necesidades, identificar todo el trabajo que se realizara en el proyecto para alcanzar sus objetivos, formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado por parte del cliente.

Este plan interviene significativamente sobre el éxito general del proyecto ya que cada proyecto exige equilibrio entre los elementos, las fuentes, los métodos, los procesos y los procedimientos para asegurar que cada actividad sea acorde al tamaño, la complejidad y la importancia del proyecto.

En el proceso de Planificación de Alcance encontramos técnicas como: Factores ambientales de la empresa como la infraestructura, las herramientas, los recursos humanos, las políticas relativas al personal y las condiciones del mercado; en la planificación también encontramos los activos de los procesos de organización, el acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, y el plan de gestión del proyecto. 

El plan de gestión de la Integración del Proyectos es el conjunto integrado de procesos, herramientas, técnicas, metodologías y recursos (sistemas de información) para administrar en forma completa un proyecto lo cual incluye el desarrollo del acta constitución del proyecto y plan para la dirección del mismo, dirigir y gestionar la ejecución y control del proyecto y sus cambios y el cierre de este.

En este Plan se desarrollan y aplican todos los elementos anteriores, con el fin de verificar cada punto y coordinar su correcto desempeño y desarrollo a los largo de la elaboración y puesta en marcha del proyecto, en este punto es donde se deben tomar decisiones en cuanto a la toma de los recursos, balance de objetivos y alternativas, y manejar las dependencias entre las áreas de conocimiento del proyecto, este es uno de los puntos más complejos porque se tiene que hacer una descripción de todos los procesos necesarios para asegurar que todos los factores y elementos del proyecto sean abordados y coordinados adecuadamente a lo largo del desarrollo del proyecto.

En el proceso del desarrollo del plan de gestión se incluye la creación de un documento coherente donde exista coordinación de todos los esfuerzos de planificación, mediante el desarrollo de actividades de monitoreo y control para alcanzar los objetivos; de esta manera, vemos la importancia de la gestión de proyectos, la cual se considera como una herramienta útil para el cumplimiento y sostenimiento del proyecto, haciendo uso correcto de los planes de procesos de gestión y sus herramientas o técnicas propias en cada paso lo cual es absolutamente necesario para poder cumplir con el correcto funcionamiento y ciclo de vida del proyecto, el cual nos permite obtener resultados eficaces, eficientes y efectivos de alta calidad y mejoramiento continuo.