Planes de Gestión del Proyecto

EL PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO

Se deben incluir todas las actividades necesarias para cumplir con los tiempos previstos para cada fase del proyecto, teniendo en cuenta su fecha de cierre para la entrega del producto. De igual forma, se debe tener en cuenta las actividades planificadas en el cronograma para proporcionar una base con el fin de estimar, establecer el cronograma, ejecutar, y supervisar y controlar el trabajo del proyecto. La definición y planificación de las actividades del cronograma están implícitas en este proceso, de tal modo que se cumplan los objetivos del proyecto.

En este plan deben definirse: Actividades de exploración, de diagnóstico, de planeación, de desarrollo del proyecto y actividades de cierre.

EL PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

Asegura que las actividades destinadas al logro de objetivos del proyecto se lleven a cabo dentro de los rangos económicos asignados en el presupuesto inicial del proyecto asignados al desarrollo del mismo, se basa principalmente en desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma y considerar las posibles causas de variación incluyendo los riesgos. Existen diversas herramientas y Técnicas de la Gestión de Costos como la estimación y determinación de tarifas de costos de recursos, estimación ascendente y costo de la calidad, las cuales permiten que este proceso este aterrizado a la realidad de los precios en el mercado con el fin de ser viable el alcance del proyecto, ya que con esto implica el desarrollo de una aproximación exacta de los costos.

En el plan de gestión de costos encontramos procesos como: Estimación de costos, Elaboración del presupuesto y Control de Costos.  En el proceso de estimación de costos encontramos técnicas como: Precisiones (costos fijos, costos variables, costos directos, costos indirectos, gestión de costos), costos para la toma de decisiones, costos diferenciales y futuros, costos de sustitución de instalaciones (costos venta, costos directos, costos fro, costos tte).

LA GESTIÓN DE ALCANCE

Tiene como propósito garantizar el desarrollo de las actividades que son necesarias para el cumplimiento de los objetivos del proyecto definiendo que se incluye y que no en el proyecto y sus principales procesos son: identificar a partir de las necesidades, identificar todo el trabajo que se realizara en el proyecto para alcanzar sus objetivos, formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado por parte del cliente.

Este plan interviene significativamente sobre el éxito general del proyecto ya que cada proyecto exige equilibrio entre los elementos, las fuentes, los métodos, los procesos y los procedimientos para asegurar que cada actividad sea acorde al tamaño, la complejidad y la importancia del proyecto.

La planificación y gestión del alcance influyen en gran medida en el desarrollo exitoso del proyecto, éste debe incluir los procesos necesarios que garanticen el trabajo requerido para completarlo con éxito. El proyecto necesita que exista una estrecha relación y un equilibrio entre las metodologías, recursos, tiempo y actividades a realizar, para no dedicar más tiempo del necesitado, ni más recursos, ya sean materiales o humanos, en tareas menos o más importantes que influyan tanto en el éxito del mismo.

En el proceso de Planificación de Alcance encontramos técnicas como: Factores ambientales de la empresa como la infraestructura, las herramientas, los recursos humanos, las políticas relativas al personal y las condiciones del mercado; en la planificación también encontramos los activos de los procesos de organización, el acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, y el plan de gestión del proyecto.

PLAN DE GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Es el conjunto integrado de procesos, herramientas, técnicas, metodologías y recursos (sistemas de información) para administrar en forma completa un proyecto lo cual incluye el desarrollo del acta constitución del proyecto y plan para la dirección del mismo, dirigir y gestionar la ejecución y control del proyecto y sus cambios y el cierre de este.

En este Plan se desarrollan y aplican todos los elementos anteriores, con el fin de verificar cada punto y coordinar su correcto desempeño y desarrollo a los largo de la elaboración y puesta en marcha del proyecto, en este punto es donde se deben tomar decisiones en cuanto a la toma de los recursos, balance de objetivos y alternativas, y manejar las dependencias entre las áreas de conocimiento del proyecto, este es uno de los puntos más complejos porque se tiene que hacer una descripción de todos los procesos necesarios para asegurar que todos los factores y elementos del proyecto sean abordados y coordinados adecuadamente a lo largo del desarrollo del proyecto.

En el proceso del desarrollo del plan de gestión se incluye la creación de un documento coherente donde exista coordinación de todos los esfuerzos de planificación, mediante el desarrollo de actividades de monitoreo y control para alcanzar los objetivos; de esta manera, vemos la importancia de la gestión de proyectos, la cual se considera como una herramienta útil para el cumplimiento y sostenimiento del proyecto, haciendo uso correcto de los planes de procesos de gestión y sus herramientas o técnicas propias en cada paso lo cual es absolutamente necesario para poder cumplir con el correcto funcionamiento y ciclo de vida del proyecto, el cual nos permite obtener resultados eficaces, eficientes y efectivos de alta calidad y mejoramiento continuo.